مقاله تحلیل سیستم های اطلاعاتی سازمان

تجزیه تحلیل سیستم های اطلاعاتی سازمان

مقدمه
سازمانها سیستمهای پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستمهای به هم وابسته و متعاملند.از آنجاییکه تغییرات در یک بخش از آنها باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی وغیر قابل پیش بینی در سایر بخشهای آن می شود لذا تجزیه و تحلیل سیستم آنها می تواند عامل مهمی در پیشرفت و ارتقاء آنها بیانجامد.
تجزیه و تحلیل سیستمها کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستمهای اطلاعاتی است.سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده هایی که با آن روبرو هستند از مفاهیم سیستمها استفاده نمایند اما طرز تفکر سیستمی زیر بنای فعالیتهای تجزیه و تحلیل سیستمهاست.


اطلاعات و تکنولوژی در یک چرخه رو به رشد یکدیگر را با اثر متقابل ارتقاء میدهند و هر یک به رشد دیگری کمک میکند.ولی در این میان سیستمهایی که حجم عظیم اطلاعات را سامان داده آنها را در قالبهای تکنولوژی جای دهد و امکان استفاده موثر از آنها را پدید آورد نقش مهمی دارد.این وظیفه مهم را سیستمهای اطلاعاتی بر عهده دارد.
هر چند در قیاس با رشد سرسام آور تکنولوژی و اطلاعات در ابتدا سیستمهای اطلاعاتی و علوم مرتبط با آن از چنین رشدی برخوردار نبوده است ولی در سالهای اخیر این علوم با شیبی فزاینده به چرخه سه گانه “اطلاعات” و ” تکنولوژی” و “سیستمهای اطلاعاتی” پیوسته است.


حال اگر ابریشم وادویه کالای اعصار گذشته ونفت کالای قرن بیستم نام گذاری شوند قطعا می توان اطلاعات را کالای قرن آینده نامید . کالایی که انتخاب تکنولوژی ، جاده های بس سهل الوصول را برایش آماده ساخته است .
علم توسعه سیستمها ، در روند پیشرفت خود ودر جهت حرکت به سمت پایه های استوار و مبتنی بر علوم پایه و متناسب با تکنولوژی نوین ، به ارائه متد ولوژهای توسعه سیستم پرداخته است .


روند رشد متدلوژیهای توسعه سیستم به صورت روز افزوی ادامه دارد ، وامروزه با توجه به پیچیدگی و بزرگی سیستمها ، نمی توان بدون کمک متدولوژی مناسب به آنالیز ، طراحی واجرای سیستمهای بزرگ ، پیچیده و کارآمد امیدوار بود.


هدف پروژه
ازآنجاییکه مدیریت این شرکت در برخی موارد از نحوه برنامه ریزی و کنترل پروژه وچگونگی گزارش دهی رضایت خاطر ندارد لذا تجزیه و تحلیل سیستم این واحد می تواند در تعیین نارسائیها و کاستیها و عدم کارائیهای سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه این واحد موثر باشد.


به عنوان مثال تاخیر بیش از حد مجاز پروژها یک مسئله مهم محسوب میشودبنابر این یکی از اهداف را کاهش مدت تاخیر پروژها و افزایش سرعت دستیابی به اطلاعات و صحت اطلاعات در رابطه با پیشرفت پروژها برای تصمیم گیری و بهبود روشهای ارائه شده واعمال کنترلهای داخلی برای افزایش کارایی مدیران در نظر گرفته شده است.
درمطالعه مقدماتی یک بررسی اولیه واجمالی از سیستم و مسئله انجام داده و سپس در مطالعه تفصیلی به جمع آوری گسترده اطلاعات وتجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده پرداخته و سپس به مدل سازی سیستم می پردازیم.


فصل اول کلیات
تعریف سیستم
یک سیستم مجموعه منظمی از عناصر بهم وابسته است که برای رسیدن به اهداف مشترک با هم در تعادملند . که شامل مفاهیمی مانند کل گرایی ، نظم ، بهم وابستگی ، اهداف وتعامل می باشد که رفتار یک سیستم راتشکیل می دهد هر یک از این مفاهیم نیز به هم وابسته است به طوری که مستقل از دیگری نیست .


اجزای سیستم
اجزای سیستم عواملی است که موجودیت آن را تشکیل می دهد و دررسیدن به اهداف سیستم ، آن را یاری می کند . این اجزا عبارتند از :
– درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش .
– کنترل و باز خور .
– محدوده و محیط سیستم .


درون داده ها ، برون داده ها ، پردازش
درون داده های سیستم ،شامل عواملی است که به صورت های مختلف مانند : مواد خام ، انرژی ،داده ها ی خام ، ونیروی انسانی وارد سیستم می شود .
– برون داده ها: حاصل ونتایج فرایند تبدیل است ، که باید به مقصد نهایی آن منتقل شود .
– پردازش ، فرایند تبدیل درون داده ه است .
یک سیستم اطلاعاتی سیستمی است که داده های خام را به عنوان درون داده می پذیرد و پس از پردازش ، برون داده هایی بصورت اطلاعاتی عملیاتی وگزارشهای مدیریتی تولید می کند .


کنترل وباز خور
باز خور ، اطلاعاتی در مورد عملکرد واقعی و برون داده سیستم است . و کنترل ، فرایند سنجش ومقایسه عملکرد واقعی سیستم با عملکرد از پیش تعیین شده است .
به طوری که استنباط می شود کنترل مستلزم تبین و تعیین استانداردهایی ( از قبل ) برای سنجش عملکرد واقعی است .


محیط ومحدوده سیستم
یک سیستم در محیطی که سایر سیستم ها وجود دارند ، فعالیت می کند . محیط سیستم عامل خارج از آن است که بر رفتــار سیستم اثر می گذارد . و در واقع غالبا تعیین می کند که سیستم چگونه باید انجام وظیفه کند . کلیه سیستم ها دارای محدوده ومرزی هستند که آنها را از محیط شان جدا می کند . در واقع سیستم ها از طریق درون داده ها وبرون داده ها یشان با محیط وبا سایر سیستم ها ارتباط برقرار می کنند .
سیستم اطلاعاتی در یک سازمان را می توان از دیدگاههای مختلفی مورد بررسی قرار داد که دیدگاههای بکار رفته در این سیستم به شرح زیر است :
– دیدگاه براساس مراحل
– دیدگاه براساس کارها ووظایف عمده
– دیدگاه بر اساس محصول نهایی
یادآورمی شود که در پایان هر مرحله مستنداتی جهت ورود به مرحله بعد تهیه می شود .


انواع سیستم ها
سیستمها بر حسب مورد ، به روشهای مختلفی طبقه بندی شده است که از آن جمله می توان سیستمهای باز وبسته را نام برد .
سیستم بسته
همانطور که نام آن پیداست سیستمی است که با محیطش هیچگونه ارتباطی به صورت مبادله انرژی واطلاعات نداشته باشد . انواع سیستمهای فیزیکی وشیمیایی ازاین دسته اند .


سیستم باز
سیستمی است که به طور مستمر درون داده ها یی از محیط دریافت می کند وپس از تبدیل به صورتی دیگر آن را به محیط باز می گرداند . سیستم های بیولوژیکی واجتماعی از این گونه اند .


رویکرد سیستمی
رویکرد سیستمی به مسئله یا سیستم بصورت کل می نگرد وبه اجزای آن با توجه به نقشی که در کل دارد ،یا با توجه به هدف کل سیستم نگاه می کند . به عبارتی دیگر اگر چه اجزای سیستم یا مسئله مورد تجه قرار می گیرد ، اما تاکید اصلی بر یکپارچگی اجزای آن برای رسیدن به هدف نهایی سیستم است ، و این خود از ویکرد سیستمی ، روشی موثر می سازد .
رویکرد سیستمی برای برخورد با مسئله ، ابتدا آن را سازماندهی می کند سپس برای درک بهتر و یافتن راه حل ، از دو سیاست تجزیه وترکیب به شرح زیر استفاده می کند


تجزیه
با استفاده از رویکرد سیستمی ، تحلیل مسئله ( سیستم ) پس از سازماندهی آن ، و بر ای درک بهتر ویافتن را ه حل ، آ را به اجزاء تشکیل دهنده آن یعنی قطعاتی کوچکتر تجزیه می کند .
هدف از این کار آ ن است که ابتدا کل مسئله مرور شود ، سپس به گروهی از زیر مجموعه ها که دارای قابلیت درک بیشتری است ، بررسی آن عملی تر وساده تر و ارتباطات بین آنها به سادگی قابل شناخته شدن است ، تجزیه شود .


ترکیب
پس از عمل تجزیه ، بررسی اجزای تجزیه شده ویافتن راه حل مناسب برای هر یک از اجزاء ، گام بعدی ، جمع کردن ، ترکیب ویکپارچه کردن این راه حل ها در یک را حل کلی مسئله است .
برای این کار ساختار سلسله مراتبی که در مرحله تجزیه ، بنا گذاشه شده است ، نقطه ای است ، برای ساختار دادن به این راه حل ها ، بصورت یک کل یا مجموعه یکپارچه ، که ساختار آن مطابق با ساختار مسئله اولیه است . روش کلی حل مسئله شامل فعالیت های زیر است :


– تعیین شناخت مسئله
– جمع آوری اطلاعات مربوط به مسئله
– تعیین راه حلهای مختلف
– ارزیابی راه حلهای مختلف
– انتخاب بهترین راه حل
– اجرای راه حل انتخاب شده
– ارزیابی موفقیت راه حل اجراء شده


به طور کلی ، می توانیم گروه بندی کلی تری از فعالیت های فوق داشته باشیم ، به طــور کلی که هر گروه تشکیل مرحله ای را بدهد که شامل چند فعالیت از آنها باشد . این گروه بندی به شرح زیرا ست :


– شناخت مسئله
– تعیین وتهیه راه حل
– اجرای راه حل انتخاب شده


شناخت مسئله
مسئله تا شناخته نشود برای آن راه حل نمی توان پیدا کرد . در این صورت به عنوان اولین گام در حل مسئله ، باید آن را شناخت واز نشانه هایش آن را تمیز داد . برای شناخت مسئله لازم است اطلاعات مورد نیاز به روشهای مختلف جمع آوری شود . در این مرحله پس از تشخیص مسئله ، اهداف و محدودیتهای سیستم مورد مطالعه تعیین می شود . به این منظور با استفاده از مفاهیم ازسازمان به عنوان یک سیستم ، سیستم مــورد مطالعه در بطن سیستم بزرگتری یعنی سازمان ومحیط بررسی می شود وزیر سیستم های مختلف و ارتباط بین آنها ، بخوبی مطالعه می شود .


تعیین وتهیه راه حل
راه حل های مختلف ارائه شده . با توجه به معیارهایی که مزایاومعایب آنها را آشکار می سازد سنجیده می شود وبهترین آنها انتخاب می شود


اجرای راه حل انتخاب شده
پس از انتخاب راه حل مناسب آن را باید اجرا کرد .برای این کا برنامه ریزی اجرای راه حل انتخاب شده ضروری است . به طور کلی یک برنامه اجرای سیستم ، مشخص کننده فعا لیتها ، منابع ، و زمان مورد نیاز برای اجرای صحیح سیستم است.
راه حل اجرا شده در مقاطع باید مورد ارزیابی قرارگیرد تا معلوم شود که سیستم جدید تا چه حد پاسخگوی نیازهای استفاده کنندگان سیستم بوده است ، ودر صورت نیاز به تعدیل وتصحیح راه حل اجرا شده یا مطالعه مجدد آن پرداخت .


تجزیه وتحلیل سیستم
فعالیت های این مرحه ، به طور اختصاصی شام موارد زیر است :
ـ تشخیص وتعریف مسئله
– تعیین اهداف و محدودیت ها
– تشخیص نیازهای سیستم جدید
– تعیین راه حل های مختلف تامین نیاز های فوق
– انتخاب بهترین راه حل با توجه به معیار های مشخص .


چرخه تکاملی سیستم
چرخه تکاملی یک ابزار کنترل پروژه وچهار چوبی است که مراحل و وظایفی را که بــرای بـــررسی ایجاد و طراحی سیستم های اطلاعاتی ، ضروری است تعیین می کند .
برای فعالیت های مربوط به این چرخه تکاملی از دو متدلوژی زیر استفاده می شود :
– متدلوژی ستی
– متدلوژی ساخت یافته


چرخه تکاملی سنتی ونارسائیهای آن
– تکیه بر خصوصیات یزیکی سیستم
– اجرای از پایین به بالا
– متوالی بودن مراحل چرخه تکاملی سیستم
– عدم دخالت مستقیم و موثر استفاده کننندگان در کل مراحل چرخه
– مشکل مستند سازی سیستم
چرخه تکاملی ساخت یافته ومزایای آن نسبت به چرخه سنتی


در چرخه با نگرش از کل به جزء یا از بالا به پایین (top – down ) کاربرد مفاهیم مدولار و با استفاده ازتکنیکها و ابزار غنی ساخت یافته ، در مراحل مختلف چرخه ، به تجزیه و تحلیل ، طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی پرداخته می شود .
در مقایسه با روش سنتی ، مزایای عمده زیر در این روش بررسی است :


– تکیه بر مدل منطقی سیستم
– طراحی و اجرای از بالا به پایین
– همزمانی واجرای مراحل مختلف چرخه تکاملی
– دخالت مستقیم و موثر استفاده کنندگان در کل مراحل چرخه
– سهولت تهیه مستندات نهایی سیستم


فازهای نرم افزار:


امکان سنجی
در فاز امکان سنجی پس از مطالعه سیستم میزان امکانات لازم برای شروع پروژه تخمین زده می شود . در واقع باید دید چه مقدار زمانی ، مالی ، پرسنلی وابزاری برای انجام پروژه مورد نیاز است .


تحلیـل
در این فاز که به دو زیر فاز تعریف نیازمندیها وتعیین مشخصات تقسیم میشود سرویسهاو محدودیتها و اهداف سیستم در مصاحبه با کاربران سیستم مشخص می شود سپس به صورتی تعریف می شوند که توسط کاربران وتوسعه دهندگان سیستم قابل مهم باشند .


طـراحی
فرایند طراحی سیستم ها نیازمند یها را به دو دسته سخت افزاری و نرم افزار ی تقسیم می کند ، ویک معماری کلی از سیستمی را ایجاد می نماید . طراحی نرم افزار عبارتست از:
تعین اعمال سیستم که ممکن است به یک یا چند برنامه اجرای تبدیل شوند بهر حال طراحی یک فعالیت هدف گراست ومشخص است به کجا ختم خواهد شد طراحی نرم افزار شامل چند مرحله است :


1) مطالعه ودرک مسئله : بدون درک درستی از مسئله طراحی خوب عیر ممکن است به عبارت بهتر مسئله با ید از دیدگاه های مختلفی بررسی شود .
2) مشخص کردن صفت اصلی حداقل یکی راه حل های ممکن : بهتر است راه حل حاوی مؤلفه های قابل استفاده مجدد بوده وساده باشد .
3) توصیف هرگونه موضوعی انتزاعی موجود درراه حل انتخابی : هدف طراحی ایجاد گرافی است که سازگار بوده وتمام ارتباطات بین نهادهای طراحی معتبر باشد .
به طور کلی طراحی به دو مرحله کلی شکسته می شود :


طراحی کلیات ( طراحی مفهومی یا ساختاری )
طراحی کلیات همان طراحی مفهومی است در واقع اعمال پیشنهادات طراح در مدل موجود ، منجر به تشکیل طراحی منطقی می شود .
در طراحی منطقی قدمهای زیر به ترتیب طی می شود
1-رسم نمودار جریان داده DFD
که درباره این موضوع که مبحث اصلی پروژه من میباشد در بخشهای بعدی مفصل شرح داده خواهد شد.


2-طراحی نمودار HIPO
نمودار HIPOنموداری ساده ، آموزش پذیر وبسیار کارابرای ارتباط است این نمودار برای نشان دادن وظایف سازمانی موجود در سیستم به کار می رود . به منظور رسم نمودار
نمودار HIPO قدمهای زیر راباید طی کرد :
1) رسم نمودار سلسله مراتب :


برای رسم نمودار سلسله مراتب ، وظایف موجود در سیستم را مشخص کرده ، سپس وظایف هم اهمیت را دریک سطح قرار داده وارتباط آنها رامشخص کرده سپس وظایف هم اهمیت را در یک سطح قرار داده وارتباط آنها را با یکدیگر نشان می دهند ، وظایف مرکب وپیچیده در سطوح پایین تر به وظایف ساده تری تفکیک می شوند .
2) رسم نمودار IPOبه وسیله طی قدمهای زیر :


1 – 2 ) ایجاد دیاگرامهای IPO به تعداد مورد نیاز .
2 – 2 ) مشخص کردن تمام خروجی های درشت سیستم در ستون خروجی .
3 – 2 ) منتقل کردن پردازش هایی که خروجی ها در آن در گیر هستند به ستون پردازش .
4 – 2 ) منتقل کردن ورودی های درگیر در پردازش به ستون ورودی
5 – 2 ) تطبیق ورودیهایوخروجی ها وپردازش های مشخص شده در ستونها ی مربوط با یکدیگر .


3-طراحی جزییات
نتیجه نهایی طراحی جزییات Sudode شدن ماژولهاست .
طراحی جزییات به مراحل زیر شکسته می شود :
1) طراحی ورودی / خروجی که از اصول طراحی جزییات استزیرا یکی از مهمترین معیارهای پیروزی وشکست یک نرم افزارInter face است .
2) طراحی پردازش ها که درآن فرمولها ی موجود در سیستم به نحو ی مدل می شوند .


3) طراحی الگوریتم ها ( کنترل ها ) الگوریتم هی استفاده شده جهت تهیه سرویس ها به تفضیل طراحی شده ومشخص می گردند .
4) طراحی داده ها : در سیستم های کاربردی به دلیل دارابودن حجم انبوه داده ها معمولاًطراحی داده منجر به طراحی بانک اطلاعاتی می شود .
برای طراحی بانک اطلاعاتی یا Daia Dictivnaباید قدمهای زیر را طی کرد :


1) تسلط کامل بر داده ها ی در جریان سیستم
2) تهیه فرم مشخصات مفهومی فایل یا Logical File Specification که با استفاده از یک Data Stutured Diagram تهیه می شود L.F.S در واقع افراز داده هـای درونData Dictionary به فایلهاست .


3) نرمال سازی داده یعنی کاهش تکراریا Redundencتکرارممکن است سطری یا ستونی باشد تکرارسطری یعنی تکراریک رکورد در چند فایل وتکرار ستونی یعی تکراریک فیلد در چند رکورد . که هر دونوع تکرارمشکلاتی راموجب می شوند از قبیل :


أ‌. انتشار بهنگام سازی
ب‌. انتشار حذف
ج. وابستگی
د. خطا پذیری
ذ. بالا رفتن فضای مصرفی
هـ . ایجاد رفتارهای نامطلوب
ی. کاهش سرعت ذخیره وارزیابی


توجه : نرمال سازی باید با توجه به قوانین مربوط به نرمال سازی داده انجام گیرد .
4) مرور بر اینکه بررسی شود آیاتمام اطاعات Data Dictionary در فایلها سیستم موجود است .


4-پیـاده سازی
پیاده سازی تبدیل طرح به یک نرم افزار یا سخت افزار مورد نیاز کار بر است . دراین مرحله طراحی نرم افزار به صورت مجموعه ای از برنامه ها یا واحد هی برنامه شناخته می شود عمده ترین کاری که در فاز پیاده سازی انجام می شود ، اینست که فلوچارت بدست آمده از تحلیل وطراحی کد می شود .
به طور کلی در فاز پیاده سازی باید قدمهای زیر طی شود:


1) کد کردن الگوریتم ها ماژولهای تهیه شده از مراحل قبل با یک زبان برنامه نویسی کد می شود.
2) خطا یابی هر کدام از واحد های برنامه برای یافتن خطاهای احتمالی موجود چک می شوند.
3) غلط گیری خطا های احتمالی پیدا شده در قسمت قبل بر طرف می شود.


4)تست واحد های برنامه تست می شود یعنی بازبینی می شود که هر واحد با مشخصه خود مطاقبت داشته باشد.
5) یکپارچه سازی واحدهای مستقل برنامه ها ترکیب شده و به عنوان سیستم کامل تست می شود تا مشخص شود که نیازمندیهای سیستم بررسی شده اند.
6) بر پا سازی برنامه تکمیل شده و تست شده برای نصب به مشتری تحویل داده می شود در واقع سیتم راه اندازی می شود.
7) عملیات سازی معمولا این مرحله: طولانی ترین بخش از دوران زندگی سیستم است. سیستم نصب شده و در عمل مورد استفاده قرار می گیرد.


5-نگهـداری
که عبارتست از رفع خطاهایی که در مراحل قبلی دوران زندگی سیستم پیدا نشده اند؛ بهبود پیاده سازی واحدهای سیستم و سرویس های جدید جهت پاسخ به نیازمندیهایی جدید .


فصل دوم معرفی شرکت مورد مطالعه
شرکت صنایع آموزشی


شرکت صنایع آموزشی در سال 1354 با سرمایه گذاری مشترک وزارت آموزش و پرورش و سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران با اهداف زیر تأسیس شد:
– تهیه و تولید کلیه وسایل آموزشی ، کمک آموزشی و آزمایشگاهی برای پایه های مختلف تحصیلی.
– احداث و اداره کارخانجات تولید وسایل آموزشی و بهره برداری از آنها.


– برگزاری دوره های آموزشی برای معلمان به منظور آشنایی با کاربرد تولیدات شرکت.
– انجام کلیه عملیات بازرگانی اعم از واردات و صادرات.
شرکت بر طبق مفاد قانون تجارت فعالیت می کند و به موجب اساسنامه ، هیأت مدیره از پنج نفر تشکیل شده است که چهار نفر از آنها از طرف صندوق ذخیره فرهنگیان و یک نفر از طرف سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران تعیین و منصوب می شوند. مدیر عامل شرکت ، در صورتی که عضو هیأت مدیره نباشد ، توسط هیأت مدیره انتخاب می شود.
در حال حاضر آقای مهندس بهروز کهزادی با سابقه ای بیش از بیست سال مدیریت در آموزش و پرورش ، مدیر عامل شرکت صنایع آموزشی هستند.


آشنایی با محصولات صنایع آموزشی


نظام آموزشی هر کشور در سرنوشت سیاسی، اقتصادی و اجتماعی آن کشور نقش موثری را ایفاء می کند . معلمان سازندگان زیربنای آموزشی جامعه خویش هستند و در فرایند آموزش و پرورش کودکان و نوجوانان مسؤولیت مهمی را بر عهده دارند .باید دید چگونه می توان زیربنای آموزشی یک جامعه را استوارتر ساخت.بی تردید متحول کردن روشهای تدریس از شیوه سنتی به شیوه مدرن می تواند سرآغاز این تحول باشد .برای تحقق این هدف ، به منظور همگام شدن با جامعه بزرگ آموزشی جهان و برای کم کردن فاصله بین کشورهای در حال توسعه و پیشرفته ناگزیر باید دگرگونی های بنیادی و اصولی را در نظام آموزشی را پذیرفت .